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水利部办公厅关于印发《国家地下水监测工程(水利部分)项目档案管理办法》的通知

轶名 2015-09-19 21:36:55

各流域机构,各省、自治区、直辖市水利(水务)厅(局),各计划单列市水利(水务)局,新疆生产建设兵团水利局:现将水利部国家地下水监测工程项目建设办公室组织制定的《国家地下水监测工程(水利部分)项目档案管

 各流域机构,各省、自治区、直辖市水利(水务)厅(局),各计划单列市水利(水务)局,新疆生产建设兵团水利局:

现将水利部国家地下水监测工程项目建设办公室组织制定的《国家地下水监测工程(水利部分)项目档案管理办法》印发给你们,请各单位结合实际认真贯彻执行。

水利部办公厅

2015年9月7日

国家地下水监测工程(水利部分)项目档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范国家地下水监测工程(水利部分)项目(以下简称本工程)档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》《水利工程建设项目档案管理规定》《国家地下水监测工程(水利部分)项目建设管理办法》等法规制度,结合本工程实际,制定本办法。

第二条 本工程档案是指在本工程项目前期、实施、验收等建设阶段过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。

第三条 本工程档案工作是项目建设与管理工作的重要组成部分。各级项目建设与管理单位应加强领导,将档案管理工作纳入项目建设与管理工作程序,明确档案管理负责部门与人员的岗位职责,建立、健全管理制度,确保本工程档案工作正常开展。

第四条 本工程档案工作遵循“统一领导、分级负责、同步管理”原则,通过加强领导、强化监督、明确责任等措施,落实工程档案与工程建设进程同步管理规定,确保整体工程完成时,本工程档案达到完整、准确、系统与安全的工作目标。

第二章 职责与任务

第五条 本工程档案工作由项目法人单位水利部水文局负总责,由各流域机构水文局及各省、自治区、直辖市、新疆生产建设兵团水文部门、陕西地下水管理监测局(以下简称流域及省级水文部门)分级负责,按照项目法人的工作部署与要求,做好本级项目档案管理工作,并接受水利部档案业务主管部门监督指导。

第六条 水利部国家地下水监测工程项目建设办公室(以下简称“部项目办”)按照项目法人要求,负责建立、完善本工程档案管理制度,并履行如下职责:对流域及省级水文部门贯彻落实本办法情况进行监督、检查;承担部项目办和国家地下水监测中心应归档的文件材料收集、整理与归档工作;接收流域及省级水文部门提交的工程档案。

第七条 流域及省级水文部门是本级工程档案管理工作的责任主体。具体职责如下:认真落实本办法的各项要求;负责本级工程应归档文件材料的收集、整理、归档和上报工作;对各承建单位应归档材料的收集、整理工作进行监督、指导;运用部项目办提供的档案管理系统做好已归档文件材料信息的著录和项目实施过程中电子文件信息的管理,并接受部项目办和同级档案主管部门的监督指导。

第八条 档案管理应按同步管理要求贯穿本工程建设管理各阶段。即从前期准备阶段就应开展文件材料的收集、整理;在签订有关合同、协议时,应对工程档案的收集、整理、归档或移交提出明确要求;在检查工程进度和质量时,应同时检查档案收集、整理情况;在工程重要阶段验收和竣工验收时,应同时审查、验收工程档案的内容和质量,并作出相应的鉴定评语。

第九条 项目法人、流域及省级水文部门应采取有效措施切实加强项目建设过程中文件材料收集、整理工作的监管,发现不符合要求的,要及时提出整改要求;对限期未改或造成档案损毁、丢失等后果的,要依法追究有关单位领导和相关人员的责任。

第十条 项目法人、流域及省级水文部门和各承建单位应明确相关部门和人员的归档责任,随时做好职责范围内应归档文件材料的管理,确保各类归档文件材料完整、准确、系统与安全。在完成相关文件材料收集、整理、审核工作后,及时交有关档案管理部门。

第十一条 监理单位负责监理工作中应归档文件材料的收集、整理、归档工作;对被监理单位提交的归档文件材料收集、整理质量进行把关,并提出审核意见。

第十二条 本工程档案管理应严格执行国家有关保密制度规定,确保档案信息安全。

第三章 整理与归档

第十三条 本工程档案应能真实、准确、全面、系统地反映工程建设过程与结果。部项目办、流域及省级水文部门应根据本工程《归档范围与保管期限表》(详见附件1)的内容,加强对本工程各类应归档文件材料的收集,并可结合实际补充相关应归档文件材料范围,并注明相应保管期限。

第十四条 本工程档案编号统一采用“四段”档号编制方法。

其具体编制形式为:“dj-xx-yyy-zzz”。其中dj是本工程代码,xx是各归档单位代码(见附件2),yyy项目类别代码(见附件3),zzz是案卷流水号。

第十五条 本工程归档文件材料均应按要求进行组卷整理。

组卷的原则要求是:应遵循文件材料形成规律,保持文件材料的有机联系(注意其成套*特点),便于保管和利用。组卷形成的案卷,应能反映一定主题,并按要求拟写案卷题名。案卷题名要能概括卷内文件材料的主要内容。

第十六条 归档文件材料应按要求编制案卷目录(见附件4)、卷内目录(见附件5)和卷内备考表(见附件6)。所有案卷均应由立卷人、检查人(整理归档部门负责人)在卷内备考表中履行签字手续。

第十七条 本工程归档的文件材料一般应为印件;属于本单位产生的文件材料,还应有相应责任人的审签过程材料。不同材质归档文件材料的具体整理方法,应参照如下标准:

(一)纸质文件的整理,应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008);

(二)专项验收是指专门对相关工程档案进行的验收。整体工程专项验收由水利部档案主管部门负责组织;单项工程专项验收由部项目办或由其委托的流域及省级水文部门负责组织,未通过专项验收的,不得进行整体工程竣工验收。

(三)部项目办可根据单项工程规模,确定相关单项工程档案验收的形式。

第二十一条 各承建单位应在合同完工验收后1个月内,将项目档案移交给部项目办或流域及省级水文部门,并按规定办理交接手续。

第二十三条 部项目办、流域及省级水文部门的各职能部门,针对本工程项目管理的相关文件材料归档时间,可按年度或项目管理工作实际而定,但最迟应在单项工程验收合格后2个月内完成。

第二十四条 流域及省级水文部门应在单项工程验收合格后3个月内,将单项工程档案(应包括其开展项目管理类的文件材料)向部项目办提交,并按规定办理交接手续。

第二十五条 工程档案的归档与移交应填写工程档案交接单(见附件7),并附档案目录(目录应为案卷级和文件级)。交接双方应认真核对目录与实物,并由经手人及单位负责人签字、加盖单位公章确认。档案交接时应同时提交电子版。

第二十六条 本工程档案专项验收标准与具体方法,参照水利部《水利工程建设项目档案验收管理办法》(水办[2008]366号)。

附件:

1.本工程应归档文件材料范围和保管期限表

2.本工程建设项目归档单位代码表

3.本工程档案分类表

4.案卷目录

5.卷内目录

6.卷内备考表

7.本工程档案交接单

水利部办公厅2015年9月8日印发

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